ミニマリストへの挑戦 身の回りの書類を減らそう

生活

今回はミニマリストへの挑戦第2弾として

皆さんの身近にある「紙・書類」について考えていきたいと思います。

皆さんはどのような書類をどのように確認・保管しているでしょうか。今回は、紙・電子の比較と私が実際に書類に関して行っていることについてご紹介します。

紙媒体のメリット・デメリット

紙媒体のメリット

「物」として存在がはっきりとしている
すぐに「書き足し」や「持ち出し」ができる
内容の確認や目を通すことが容易 
など

まず、存在がはっきりしていることで安心感があります。このほか、例えばパソコン等で文章を作成した際、画面でももちろん誤字、脱字等の間違いがないか確認をしますが、それだけではなく、印刷して確認することがあります。これは、電子媒体よりも紙媒体の方が確認が容易なためであり、特に重要な書類等の作成時にはこの2重での確認方法を採用することで、間違いを確認することが多々見受けられます。

紙媒体のデメリット

かさばる
経年とともに品質が変化(悪化)
保管してある場所が分からない
など

実体として存在していることから、すくなからず、保管する場所が必要です。コピー用紙一枚程度てしたら、そこまで問題はないかと思いますが、膨大な量の場合、これと比例して、保管場所も必要になります。そして、保管量が増加するにつれて、探すための手間がかかるようになります。

また、長年保管した場合、保管状況にもよりますが、日焼けやシミ、カビ等によって、媒体の品質が悪化してしまう可能性が考えられます。

電子媒体のメリットデメリット

電子媒体のメリット

経年に関係なく一定品質
いくら量が多くてもかさばらない
分かりやすい名前を付けておけば探すのが容易
など

電子媒体を用いることにより、紙を使う必要がなくなり、劇的に保管に要するスペースを省力化することができます。また、紙媒体で長期保管を行った場合、経年劣化によって品質が悪化する場合がありますが、電子媒体での保管では、品質が悪化することなく、保管することができます。また、1つの電子媒体やファイル等にいくつも書類を保管することができるため、1つの電子媒体を持つことで多数の書類を持ち運び、確認することができます。

電子媒体のデメリット

場合によって確認できないことがある
存在がはっきりとしていない
保管の仕方によってはどこにあるかわからなくなる

電子媒体での書類等の保管方法として、USBメモリーやSDカード等の記憶媒体のほか、「クラウド」と呼ばれるオンライン上での保管が考えられます。記憶媒体はオフライン(インターネットに接続していない状態)でも読み込みが可能ですが、クラウドに保管した情報は電子媒体をオンライン(インターネット環境に接続している状態)でないと確認をすることができませんので、出先のインターネット環境がない場所で使う際は、オフラインでも閲覧できる状態にしておく必要があります。

また、書類のデータをPDFで保管する際、名称を付けることができますが、自分が分かる名称にしておかないと、紙媒体で保管したときと同様に、どこにしまったのかわからなくなることがあります。

私が実践している書類の管理方法

ここまで紙媒体vs電子媒体について考えられるメリットデメリットをご紹介しましたが、ここからは私が実際に行っている書類の管理方法をご紹介します。

簡単に言えば

用のない書類はすぐ捨て、それ以外のものはほとんどPDF化をして保管という方法を採っています。

なんだ、これだけのことか、と思われ方方もいるかもしれませんがそれはさておき、、、

例えば、最近はメールに代替されつつありますが、企業からの案内が郵送で届いたとしたら、まず一目見て、それでことが足りると思えばすぐリサイクルに回します。そうでない場合は、個人的な価値観になりますが、その書類自体に価値があるのか、それともそこに記されている内容に価値があるのかを考え、前者の場合は紙媒体のままで保管、後者の場合は必要箇所をスキャナーで読み取り、PDFファイルにして保管した日付とデータの内容をファイルの名称に入力しクラウドに保管しています。

筆者が実際に運用している書類管理のフロー

後で確認しようと思って、届いた書類を放置しておくと、それが必要な書類なのか、それとも一度見れば済むような書類なのかを確認することができません。ですので、まず届いた書類・ひいては手元にある書類を放置しないで、なるべく早く開封・確認することが第一に重要です。

自分の中でペーパーレス化を推進していますが、その反面、インターネット上の記事で、電子機器ではなく、紙媒体に出力してメモをつけながら読みたいという場合には、迷うことなくプリンターで紙媒体として出力をしています。それでは紙が増えてしまうじゃないか…と思われがちですが、このメモした紙に関しても上記でご紹介したフローに乗せて考え、必要がない場合にはリサイクル行きです。

このようにして保管をすることで、以前は「あの書類どこにしまったっけ…」と長時間探していましたが、最近は、ほとんどの書類がどこにあるかを把握できているので、保管する場所もほとんど必要ありませんし、探す手間を多いに省くことができています。

一部を除いてほとんどの書類は一度読めば十分なものが多いです。それらに時間が奪われているのはなんだか惜しいとは思いませんか?身の回りの物を少なくして、すっきりとした生活を送りましょう。

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